Algemene voorwaarden

1. Huur van de ruimtes

Het huren van één of meerdere ruimtes kan bij Meeting Depot per dagdeel. Buiten kantoortijden en/of per uur in overleg. De huurprijs is inclusief de bij de ruimte behorende beamers, projectieschermen, LCD schermen, whiteboards, flipovers, workshopmateriaal, smartboard, geluidsinstallatie en draadloos internet. Catering is niet bij de huurprijs inbegrepen.

De overeenkomst tussen Meeting Depot en de huurder komt tot stand door ondertekening van de door Meeting Depot uitgebrachte offerte, door huurder. Na ondertekening mag deze ingescand – en per e-mail toegezonden worden.

2. Opties en reserveren

Een optie kan telefonisch of per e-mail op basis van beschikbaarheid vrijblijvend worden geplaatst. Een optie is 2 weken geldig, tenzij anders vermeldt in de offerte. Indien de optie niet tijdig wordt bevestigd, heeft Meeting Depot geen enkele verplichting om de datum voor de opdrachtgever te reserveren.

Mocht de huurder geen gebruik willen maken van de optie, dan dient hij of zij dit telefonisch of per e-mail door te geven. De optie kan per e-mail worden omgezet in een definitieve reservering, door ondertekening van de offerte of een akkoord op de mail. Na het tekenen van de offerte gelden de onderstaande annuleringsvoorwaarden.

3. Offerte en betaling

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn alle Meeting Depot offertes vrijblijvend. Offertes zijn 14 dagen geldig bij een reservering die meer dan één maand na de offerte datum plaatsvindt. Als de reservering op korte termijn plaatsvindt, zal in de offerte een expliciete geldigheidsdatum worden aangegeven.

Meeting Depot is slechts aan offerte(s) gebonden indien de aanvaarding hiervan door de huurder schriftelijk wordt bevestigd. Indien in een offerte meerdere alternatieven worden aangeboden dient tevens de gewenste keuze schriftelijk bevestigd te worden. Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.

Facturen worden standaard elektronisch verzonden en kunnen op aanvraag per post verzonden worden. De betalingstermijn is binnen 14 dagen na factuurdatum. Eventuele bezwaren tegen de hoogte van de factuur schorten de betalingsverplichting niet op. Wanneer niet volgens deze voorwaarden wordt gehandeld, zijn de wettelijke rente, de buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten voor rekening van de huurder.

4. Gebruik van ruimtes en materialen

De huurder zal de gehuurde ruimte en inventaris op het overeengekomen tijdstip verlaten en in ordelijke staat achterlaten. Zonder voorafgaande toestemming van Meeting Depot mag niets op welke wijze dan ook aan muren, wanden e.d. worden bevestigd of geplakt. Schade die door de huurder aan het gebouw, de inventaris, e.d. wordt toegebracht of is ontstaan, zal door Meeting Depot op kosten van de huurder worden hersteld.

De gehuurde ruimte dient slechts gebruikt te worden voor het doel waarvoor de overeenkomst met Meeting Depot is aangegaan. Meeting Depot heeft het recht, zonder tot schadevergoeding te zijn gehouden, zaken en diensten, die niet zijn vermeld bij de totstandkoming van de overeenkomst en/of in strijd zijn met de openbare orde en goede zeden, te weigeren en/of te verwijderen.

De activiteiten waarvoor de ruimte wordt gehuurd, zullen niet in strijd zijn met de grondwet en zullen geen expliciete politieke en/of religieuze overtuiging uitdragen.

In geval van wangedrag (ter beoordeling van Meeting Depot) aan de zijde van de huurder of van personen die zich op uitnodiging van de huurder of anderszins wegens enige relatie met de huurder in of in de nabijheid van de door Meeting Depot verhuurde ruimtes bevinden, is Meeting Depot te allen tijde bevoegd de toegang tot c.q. het verdere verblijf in het pand van Meeting Depot aan deze personen te ontzeggen en hen zo nodig te verwijderen.

Het is de huurder niet toegestaan de ruimtes aan derden te verhuren of anderszins ter beschikking te stellen.

5. Catering

Meeting Depot biedt diverse catering mogelijkheden (op maat) aan. Het is zonder nadrukkelijke schriftelijke toestemming van Meeting Depot niet toegestaan meegebrachte eet- en drinkwaren te verstrekken en/of te nuttigen.

Vermelde catering bedragen zijn exclusief 9% of 21% BTW.

6. Wijzigen van de catering en/of het aantal personen

Wijzigen in aantallen tot een maximum van 15% van de reservering kan tot uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van de bijeenkomst kosteloos aan Meeting Depot worden doorgegeven.

Bij annulering van meer dan 15% van het oorspronkelijke aantal brengt Meeting Depot voor het aantal personen dat dit percentage overschrijdt de volledige kosten voor het overschrijdende aantal in rekening. Bij annulering van het aantal personen minder dan drie werkdagen voor aanvang van de bijeenkomst brengt Meeting Depot het origineel gereserveerde aantal personen in rekening. Wijzigingen van het aantal personen dienen telefonisch of per e-mail te worden doorgegeven.

7. Annuleren van de gehele boeking

De annuleringsvoorwaarden zijn van kracht als de offerte getekend per e-mail of per post is verzonden naar Meeting Depot.

Bij een annulering geleden de volgende voorwaarden:

• Het annuleren van een optie is kosteloos.
• Bij annulering van 1 maand voor afgesproken datum van de huur van de ruimte is de huurder gehouden 20% van de reserveringswaarde te betalen.
• Bij annulering van 10 werkdagen voor afgesproken datum van de huur van de ruimte is de huurder gehouden 40% van de reserveringswaarde te betalen.
• Bij annulering van 5 werkdagen voor afgesproken datum van de huur van de ruimte is de huurder gehouden 60% van de reserveringswaarde te betalen.
• Bij annulering van minder dan 5 werkdagen voor afgesproken datum van de huur van de ruimte is de huurder gehouden 80% van de reserveringswaarde te betalen.
• Het wijzigen van een periode wordt beschouwd als een annulering waarop bovengenoemde voorwaarden van toepassing zijn. Het wijzigen van de periode kan eenmalig, (in overleg met Meeting Depot zonder annuleringkosten), worden omgezet in een andere datum, onder de volgende voorwaarden:
• dat de ruimte en datum beschikbaar is;
• er 80% van de reserveringswaarde vooraf wordt voldaan;
• de eventuele niet meer te annuleren catering kosten worden wél op moment van wijziging geheel of gedeeltelijk in rekening gebracht;
• voor de nieuwe datum worden nieuwe catering afspraken gemaakt.
• Annuleringen kunnen zowel telefonisch of per e-mail worden doorgegeven.

8. Annuleringen door Meeting Depot

Meeting Depot heeft het recht om wegens bijzondere omstandigheden te harer beoordeling de overeenkomst te annuleren. Zo mogelijk biedt zij onder dezelfde voorwaarden aan de huurder (een) vervangende ruimte(n) aan voor de overeengekomen periode dan wel de overeengekomen ruimte(n) voor een andere periode. De huurder heeft het recht het door Meeting Depot geboden alternatief te weigeren, dit dient schriftelijk en uiterlijk een week na het aanbod (doch in elk geval voor aanvang van de overeengekomen c.q. als alternatief aangeboden periode) aan Meeting Depot kenbaar te worden gemaakt.

In geval van een tijdig aan Meeting Depot kenbaar gemaakte weigering wordt het reeds betaalde door Meeting Depot terugbetaald. Ingeval van wangedrag zoals beschreven in artikel ‘Gebruik van ruimtes en materialen’ is Meeting Depot gerechtigd de overeenkomst eenzijdig te ontbinden. Deze ontbinding geeft geen recht op terugbetaling van reeds betaalde bedragen. De huurder blijft het nog onbetaalde gedeelte van de overeengekomen prijs volledig verschuldigd. De annulering of ontbinding door Meeting Depot geeft de huurder geen recht op vergoeding van schade.

9. Prijswijzigingen

Alle aangegeven prijzen zijn onder voorbehoud van wijzigingen en jaarlijkse prijsverhogingen.

10. Aansprakelijkheid

Meeting Depot is niet aansprakelijk voor diefstal, verduistering, beschadiging, vermissing of verlies van materialen, apparatuur en andere eigendommen die door huurder in het gebouw zijn geplaatst of die huurder heeft laten plaatsen. Meeting Depot aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor persoonlijke ongevallen van huurder en/of derden die van de gehuurde ruimte(s) gebruik maken.

Meeting Depot is op geen enkele wijze aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade als gevolg van bedrijfsstagnatie.

11. Overige zaken

Afbeeldingen, tekeningen, beschrijvingen, opgaven, kleuren en overige informaties in offertes e.d. dienen slechts ter globale aanduiding van de door Meeting Depot te verhuren ruimte(s), te verrichten diensten en werkzaamheden, en/of te leveren zaken, en zijn voor details niet bindend.

Eventuele extra’s, bijvoorbeeld catering, audiovisuele middelen, printkosten, technische ondersteuning en overige zaken die niet zijn opgenomen in de overeenkomst kunnen tijdens de bijeenkomst beschikbaar worden gesteld, ter beoordeling van Meeting Depot en op basis van beschikbaarheid. Bijkomende kosten zullen op basis van nacalculatie in rekening worden gebracht.

In het gebouw mag niet worden gerookt, buiten roken kan bij de aangegeven rookpalen.

Op alle overeenkomsten de huurder en Meeting Depot, alle offertes van Meeting Depot en alle geschillen tussen alle partijen als gevolg hiervan mochten ontstaan, is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen zullen worden onderworpen aan de uitspraak van de bevoegde rechter te Utrecht.